Pour un travail optimal avec une recherche constante de performance et de rapidité, vous devez vous créer une palette d’outils que vous pourrez dégainer en cas de besoin et sans avoir à les recréer pour chaque nouveau dossier.
Les outils d’un wedding planner doivent avant tout vous aider dans votre quotidien et être le plus adapté possible à votre façon de travailler. D’ailleurs, n’hésitez pas à les perfectionner au fur et à mesure de votre carrière.
Pensez aussi à personnaliser avec votre charte graphique, tous les outils que des personnes extérieures à votre agence pourraient avoir (prestataires, clients…). Une nouvelle fois, cela permet que votre agence reste dans les esprits.
Les outils pour la signature d’un nouveau contrat avec des futurs mariés
Créer une harmonie dans vos dossiers dès le début de votre activité d’organisatrice de mariages pourra vous permettre de créer un vrai soutien quand vous voudrez rechercher diverses informations d’un précédent mariage (par exemple : quel était ce photographe repéré il y a quelques années et qui serait adapté pour ce nouveau couple ?) ou bien encore pour justifier votre comptabilité, ou faire un bilan sur un mariage.
Vous retrouverez tout en quelques clics !
De plus certains de ces outils seront pour vos clients, alors si vous êtes en mesure de les leur apporter rapidement et que les documents portent vos couleurs, cela vous permettra de gagner des points et surtout un précieux temps de travail puisque tout sera automatisé.
Les outils que vous apporterez lors de la signature seront leur base, celle sur laquelle ils pourront se reposer en cas de doute ou de besoin et ainsi leur apporter une grande confiance en vous.
Voici des exemples d’outils que vous pourrez créer pour chaque couple, voire même automatiser pour certains. Vous retrouverez d’ailleurs des modèles de ces outils dans les outils pédagogiques de notre formation “Devenir wedding planner" :
- Le moodboard / tableau d’inspiration
- Le rétro-planning
- Le budget planner de leur mariage
- Le contrat
- La répartition des réglements
Les outils de gestion d'une wedding planner
Que cela soit en tant que wedding planner ou chef d’entreprise, vous aurez besoin d’outils performants qui vous permettront de vous libérer l'esprit et de vous occuper des tâches plus importantes comme la recherche d’un prestataire par exemple.
Encore une fois, ces outils sont un gain de temps indéniable dans votre travail et votre gestion quotidienne, il est donc indispensable de les créer rapidement.
Voici quelques exemples d’outils que vous pouvez créer, dès le début de votre installation :
- Fiche prestataire
- Tableaux de proposition de prestataire
- Mails type
- Balance commerciale
- Carnet d’adresses
Les outils de coordination du jour J
Les outils que vous allez développer pour ce grand jour seront votre bible pour toute la coordination du jour J.
Vous pourrez vous y accrocher et les fournir à vos prestataires qui seront rassurés par tant de professionnalisme. Voici quelques outils indispensables à une coordination optimale :
- Rétroplanning jour J : prestataire / wedding planner / couple
- Planning des animations
- Liste des décorations répertoriées par lieux
- Liste des prestataires
Maintenant que vous avez une liste (non exhaustive) des outils qui pourront vous aider, servez-vous de nos modèles pour les mettre à votre image et les modifier au besoin !